Уменьшает ли сумму выручки чек коррекции. Когда используется чек коррекции в онлайн-кассах? Информирование налоговых структур о корректировках

ФНС разъяснила, как действовать, если пользователь ККТ не применил кассу или применил ее, но с ошибкой. Узнайте, когда вам необходим чек коррекции, а когда можно исправить ошибку чеком на возврат. Все зависит от версии от формата фискальных данных (ФФД), по которому касса формирует чеки (1.0, 1.05 или 1.1).

Общий порядок действий

1. Узнайте, какой ФФД применяется на вашей кассе. Для этого перейдите в раздел «Кассы» и нажмите на ссылку «Список касс в xls». Откроется таблица с данными ККТ: в столбце «ФФД» указана версия формата, по которому касса формирует документы.
2. Если при расчете вы не применили ККТ — сформируйте чек коррекции (формат ФФД не важен).
3. Если в чеке есть ошибка:
   • для ФФД 1.0 и 1.05 — сделайте простой чек, но с «обратным» признаком расчета (согласно ). Т.е. при исправлении чека на «Приход» нужно сделать чек «Возврат прихода» и т.д. Это исключение продлится, пока не начнет действовать ФФД 1.1 — тогда для касс с ФФД 1.0 и 1.05 также нужно будет формировать чек коррекции.
   • для ФФД 1.1 — исправьте ошибочный чек чеком коррекции.

Чек коррекции позволяет избежать штрафа за неприменение ККТ или применение ККТ с ошибками. Обратите внимание, что формировать чек коррекции разрешается на любой кассе, а не обязательно на той, где был совершен некорректный расчет или которая не была применена.

А теперь разберем подробнее алгоритмы действий в той или иной ситуации.

При расчете не применили кассу — делаем чек коррекции

Версия ФФД 1.0 или 1.05

В этом случае вам следует поступить так:

1. Составьте акт в произвольной форме, где перечислите каждый расчет, произведенный без ККТ, там же надо указать дату, наименование товара, его цену, количество и стоимость, а также причину, по которой касса не была применена. Присвойте акту номер и дату.
2. Сформируйте чек коррекции:
   • укажите признак расчета «Приход», если кассу не применили при приеме денежных средств, или «Расход», если кассу не применили во время выплаты средств (например, при приеме металлолома);
   • укажите основание для коррекции:
     • номер документа-основания для коррекции (то есть номер акта или предписания ФНС);
     • дату документа-основания для коррекции.
3. Сообщите в свою инспекцию о неприменении ККТ и о формировании чека коррекции. Предполагается, что подать соответствующее заявление можно будет в личном кабинете юрлица (ИП) на nalog.ru. Пока такой возможности нет, можно сообщить любым доступным вам способом (на бумаге, лично, передать заявление, подписанное квалифицированной электронной подписью через вашу систему отчетности и т.д.).

Версия ФФД 1.1

В этой ситуации сформируйте чек коррекции, где укажите:

• признак расчета «Приход», если кассу не применили при приеме денежных средств, или «Расход», если кассу не применили во время выплаты средств (например, при приеме металлолома);
• основание для коррекции:
  • «самостоятельная операция», если ошибку обнаружили сами, или «по предписанию», если ошибку раньше вас обнаружила ФНС и обязала ее исправить;
  • номер предписания ФНС;
  • дату совершения нарушения.
• наименование товара, работы, услуги, адрес расчета и другие реквизиты в соответствии с приказом ФНС России от 09.04.2018 № ММВ-7-20/207@.

При этом каждая корректируемая сумма расчета должна отражаться в чеке коррекции отдельной строкой.

В чеке есть ошибка

Версия ФФД 1.0 и 1.05

К примеру, был сформирован чек, где неверно указан НДС. Ваши действия следующие:

1. Сформируйте чек «Возврат прихода», идентичный ошибочному. В чеке рекомендуется указать фискальный признак некорректного документа, заполнив «Дополнительный реквизит чека». Способ оплаты рекомендуется выбрать «Встречным представлением» — это значит, что при возврате деньги клиенту не возвращали.
2. Сформируйте корректный кассовый чек с признаком расчета «Приход». В чеке рекомендуется указать фискальный признак некорректного документа, заполнив «Дополнительный реквизит чека». Это нужно, чтобы связать воедино все чеки, сформированные для исправления ошибки. Способ оплаты рекомендуется указать «Встречным представлением» — это значит, что при исправлении ошибки деньги от клиента не получали.

Версия ФФД 1.1

Кассир должен совершить следующие действия:

1. Сформируйте чек коррекции «Возврат прихода», идентичный ошибочному. В чеке рекомендуется указать фискальный признак некорректного документа, заполнив «Дополнительный реквизит чека».
2. Сделайте правильный чек коррекции на «Приход» и в нем также укажите фискальный признак некорректного документа. Это нужно, чтобы связать воедино все чеки, сформированные для исправления ошибки.

С 1 июля 2017 г. все организации на общей системе налогообложения и упрощёнке, а также компании и ИП, торгующие подакцизными товарами обязаны использовать онлайн-кассы (ИП на ПСН и ЕНВД до 1 июля 2018 г. применяют онлайн-кассы только в добровольном порядке). В статье расскажем про ошибочно пробитый чек на онлайн кассе, дадим инструкцию, как исправить документ.

Онлайн-кассы отличаются от обычных касс тем, что оснащены фискальной памятью (фискальным накопителем), который ежедневно передаёт в налоговую службу информацию о выручке организации через специальных ОФД (операторов фискальных данных). Так как данное нововведение работает всего полгода (с 1 января многие организации начали использовать онлайн-кассы), а чиновники ещё не дали официальных разъяснений-инструкций о возможных ситуациях применения онлайн-касс, то открытым остаётся вопрос о возможных ошибках.

Ошибочно пробитые чеки и ошибки

Таблица «Когда оформляется чек возврат прихода»:

Вопрос	Ответ
Как называются операции по возврату, оформляемы в тот же день, какой вариант чека используется?	Такие операции называются возвратными и оформляются с помощью возвратного чека
Когда можно осуществить возврат денег покупателю?	Осуществление возврата наличных покупателю осуществляется до момента закрытия смены кассира, то есть до пробития так называемого сводного Z-отчёта.
Что такое Z-отчёт?	Z-отчёт – это специальный документ, который формирует совокупные показатели по выручке определённый организации или ИП за 24 часа (или за рабочий день) и передаёт данные в ИФНС через ОФД.
Как организовать возврат до закрытия смены?	Чек возврат-прихода вместе с Z-отчётом отправляется в налоговую службу, при этом делается ссылка на первичный «ошибочный» документ, для того, чтобы вычесть сумму по нему из общего количества дневной выручки
Как вести себя в рамках кассовой дисциплины в ситуации, когда товар возвращается не в тот же день, а в течение 14 дней с момента покупки?	Согласно закону о защите прав потребителя, покупатель действительно может вернуть товар в течение 14 дней. Кассир в этом случае должен выписать РКО (расходный кассовый ордер). Важный момент: оформление чека возврата-прихода на ККТ нового образца возможно только в день покупки товара.

Таблица «Как происходит процесс оформления возврата на онлайн-кассе?»:

Вопрос	Ответ
От чего зависит оформление возврата кассира?	Прямая зависимость от моделей обновлённых ККТ. То есть существует специальная кнопка, которая позволяет программно выполнить возврат либо на правах «кассира», либо на правах «администратора» (с помощью ввода определённого пароля).
Как ещё можно оформить возврат, без использования чеков?	Возможно оформление акта по форме КМ-3 на возврат денежных средств. Такие БСО (бланки строгой отчётности) при использовании прежних ККМ (до 1 января 2017 г.) являлись обязательным документом, теперь это не обязательная процедура при возврате. Важный момент: однако лучше делать данный акт, это важно для полного обоснования причины возврата.
Какие ещё операции необходимы для полного и правильного возврата?	– КМ-3, – пояснительная записка,
	Покупатель: – составляется заявление, – предъявляется паспорт. – выдаёт деньги из главной кассы, – составляется РКО

Таблица «Как осуществить возврат, если покупатель расплачивался банковской картой»:

Вопрос	Ответ
Возможен ли возврат, если оплата за товар была осуществлена с помощью платёжной карты?	Да, возможен, так как была произведена оплата, следовательно уплаченные за товар средства подлежат возврату
В какой форме покупатель получает свои средства?	Покупатель получает возврат в той же форме, то есть безналичными – на карточку
Каков порядок действий со стороны покупателя и со стороны кассира, если возврат происходит не в день покупки?	Покупатель: – составляется заявление, – предъявляется паспорт. – средства возвращаются на карточку, в соответствии с Указаниями ЦБ №3073-У от 7 октября 2013 г. – пояснительная записка, – полный пакет документов к Z-отчёту.

Таблица «Использование чека-коррекции»:

Вопрос	Ответ
В каких случаях используется чек-коррекция?	Чек-коррекция используется в ситуациях, когда: – кассир допустил ошибку и нарушение (и хочет её исправить), – при технических неисправностях новых онлайн-касс, из-за которых оборудование дало сбой. То есть речь идёт о ситуациях, когда происходит корректировка расчётов, произведённых ранее, согласно пункту 4 статьи 4.3 закона о ККТ. Например, ситуация, когда кассир забыл пробить чек и продажа осталась неучтённой, или когда был выбит чек на неправильную сумму.
Когда может проводиться корректировка с помощью чека-коррекции?	Корректировка ошибки может быть произведена в любой момент, когда эта ошибка найдена.
Какова цель корректировки?	Цель корректировки – приведение в соответствие фактической информации по продажам с фискальными (подлежащими учёту в налоговой).
Можно ли проводить корректировку в меньшую сторону?	Корректировка проводится как на уменьшение, так и на увеличение фактического и фискального объёма продаж, однако любые действия должны быть документально обоснованы (для случаев, если поступит запрос со стороны налоговой).
Какие существуют типы ошибок со стороны кассира?	1. Кассир указал в чеке сумму «больше» необходимой (верной); 2. Кассир указал в чеке сумму «меньше» необходимой В следующем разделе рассмотрим каждую и ошибок по-отдельности.

Таблица «Использование чека-коррекции в ситуации, когда «уменьшили» сумму по чеку»:

Вопрос	Ответ
Ситуация: кассир пробил чек на сумму меньшую, чем была получена им на самом деле, и это произошло после ухода покупателя. Как быть?	Данная ситуация иллюстрирует факт появления неучтённой выручки от продаж, то есть у налоговой может возникнуть вопрос о сокрытии части налогооблагаемого дохода. Неучтённая выручка также может свидетельствовать о неиспользовании ККТ, что влечёт за собой соответствующие штрафные санкции. Тоже самое происходит, когда кассир неумышленно не пробивает чек. Важный момент: для того, чтобы избежать штрафа необходимо пробить чек коррекции, данная мера действует тогда и только тогда, когда обнаружение и исправление ошибки произошло до проверки налоговой инспекцией.
Каков порядок действий, если ошибка найдена «самостоятельно»?	1. Создаётся специальный документ – служебная записка , в которой обозначен момент (дата и время) ошибки, которая привела к появлению неучтённой выручки, этот документ регистрируется (появляется номер и дата); 2. В чеке коррекции указывается регистрационный номер и дата служебной записки – это служит основанием для операции коррекции; 3. В чеке коррекции должен быть определён тип расчёта «приход» и «самостоятельная операция» как признак коррекции; 4. Данный чек пробивается и отправляется ОФД, далее кассир сам должен (для перестраховки) связаться с налоговой инспекций и сообщить о факте обнаружения и устранения ошибки.
Каков порядок действий, если ошибка найдена «по предписанию»?	Ошибка, найденная «по предписанию», то есть налоговая узнала о неучтённых продажах. Такое может произойти в том числе после жалобы покупателя о невыданном чеке. Порядок действия кассира таков: 1. Пробивается чек коррекции; 2. Основанием коррекции служит дата и номер предписания (которое ИФНС направляет в бухгалтерию компании); 3. В чеке коррекции должен быть определён тип расчёта «приход» и «операция по предписанию» как признак коррекции.

Важный момент: в случае, когда налоговая направила предписание до момента корректировки ошибки кассиром, организация обязуется выплатить штраф, согласно ст. 14.5 КоАП РФ.

Таблица «Использование чека-коррекции в ситуации, когда «увеличили» сумму по чеку»:

Вопрос	Ответ
Ситуация: кассир пробил чек на сумму большую, чем была получена им на самом деле, и это произошло после ухода покупателя. Как быть?	Данная ситуация иллюстрирует факт преувеличения выручки от продаж, так как эти данные меньше фискальных данных, то есть реально получено меньше денег, а следовательно – появляется недостача в денежном ящике. Та же ситуация возникает, когда продавец-кассир пробивает несколько раз один и тот же чек.
Есть ли необходимость в создании чека коррекции?	Преобладающее число экспертов в области кассовой дисциплины утверждает, что этого делать не нужно, так как данная ситуация не провоцирует штраф из-за неприменения кассовой техники.
	1. Кассир пробивает чек, который квалифицируется как «возврат прихода», который создаётся на сумму недостачи; 2. Создаётся пояснительная записка с раскрытием причины недостачи по кассе.

Таблица «Исправление ошибки в чеке в присутствии покупателя»:

Вопрос	Ответ
Ситуация: кассир пробил чек на сумму большую /меньшую, чем была получена им на самом деле, и это произошло в присутствии покупателя. Как быть?	Данная ситуация иллюстрирует идеальное стечение обстоятельств, когда можно обойтись без чеков коррекции при помощи возврата прихода.
Каково рациональное поведение кассира в этой ситуации?	1. Кассир пробивает чек на возврат прихода (на неверную сумму); 2. Кассир формирует «правильный чек», который квалифицируется как приход; 3. Кассир отдаёт покупателю правильный чек, и забирает ошибочный. Таким образом и ОФД, и налоговая инспекция получат верные данные, что позволит обойтись без создания чека коррекции.

Таблица «Создание чека коррекции за прошлую смену»:

Вопрос	Ответ
Ситуация: кассир пробил чек на сумму большую /меньшую, чем была получена им на самом деле, и это произошло в предшествующей смене. Как быть?	Этот вопрос касается корректировок после закрытия смены. Согласно положениям пункта 4 статьи 4.3 Закона о ККТ, чек коррекции долен быть пробит после отчёт об открытии смены, но до момента формирования отчёта о закрытии смены. Таким образом, корректировка выручки, согласно дословному прочтению закона, не может быть осуществлена после закрытия кассовой смены. Сторонники данной трактовки закона говорят о том, что чек коррекции может быть создан только за текущую смену.
Что говорят чиновники федеральной налоговой службы относительно создания чеков коррекции после закрытия смены?	Специалисты ФНС в неофициальных источниках говорят, что не запрещено создавать чеки коррекции после закрытия смены. Важный момент: Согласно мнению (из неофициальных источников) специалистов ФНС, не запрещено создание чеков коррекции после закрытия смены, однако важно в таких чеках указывать момент, когда была допущена ошибка (дата и время).
Каково рациональное поведение кассира в этой ситуации?	1. Кассир пробивает чек коррекции; 2. Кассир указывает в нём дату и время ошибки прихода (в опции «описание коррекции»). Например, может быть такое описание коррекции: «20.07.2017 в 15:25 был сформирован кассовый чек с ошибочной суммой». (А чек коррекции может быть составлен гораздо позже, например 10.08.2017).

Какова ответственность (размер штрафов) за нарушение применения онлайн-касс

Таблица «Размер административной ответственность за неприменение онлайн-касс»:

Вид нарушения	Размер штрафа или вид наказания в соответствии 54-ФЗ
	Чиновник (или должностное лицо)	Организация или ИП
1) Бескассовые операции после 01.07.2017	Штраф должен составить от 25% до 50% от бескассовой продажи (но не менее 10 тыс. рублей)	Штраф должен составить от 75% до 100% от бескассовой продажи (но не менее 30 тыс. рублей) где Х – размер бескассовой операции
2) Повторное неприменение кассы в течение одного года, в том числе, если сумма бескассовых расчётов составила 1 млн. руб. (после 01.07.2017)	Дисквалификация от года до двух лет	Приостановка деятельности на срок до трёх месяцев (90 суток)
3) ККТ не соответствует новым требованиям, нарушены правила регистрации после 01.07.2017	Штраф на сумму от 1,5 до 3 тыс. руб.	Штраф: – для ИП – 1,5 – 3 тыс. руб. – для юр.лица – 5 – 10 тыс. руб.
4) Нарушение срока представления документов и данных по запросу налоговой (ФНС)	Аналогично п.3
5) Невыдача чека или прочего БСО (бланка строгой отчётности) в печатном виде/неотправка данных в электронном виде по просьбе покупателя	Предупреждение и штраф в 2 тыс. руб.	Предупреждение и штраф: – для ИП – 2 тыс. руб.; – для юр.лица – 10 тыс. руб.

Важно! Теперь к ответственности могут привлечь в течение года (ранее период привлечения к ответственности был равен двум месяцам).

Важные вопросы, не рассмотренные в теме статьи

Вопрос №1. Какие данные содержит чек коррекции?

• наименование чека «Кассовый чек коррекции»;
• тип операции;
• сумму чека коррекции;
• информацию о типе оплаты;
• совокупные сведения, которые передаются оператору (ОФД) с соответствующими реквизитами кассового чека.

• на приход или расход денег;
• на возврат прихода или расхода.

Вопрос №2. Как выглядит объяснительная кассира (служебная записка) о неправильно пробитом чеке?

Пример такой записке приведён ниже.

По кассовому аппарату и второй раз ошибочно по онлайн-кассе. Как можно исправить данную ситуацию?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Некорректные фискальные данные онлайн-кассы, возникающие в результате ошибочно пробитого кассового чека, исправляются путем формирования кассового чека коррекции, который может быть сформирован в любой момент независимо от даты формирования ошибочного кассового чека.

При этом должностным лицом, в обязанности которого входит контроль соответствия остатка денежных средств с данными отчетов о закрытии смены, должен быть оформлен оправдательный документ, в котором указывается причина необходимости проведения корректировки фискальных данных, записанных в фискальном накопителе и в базе фискальных данных.

На основании оправдательного документа формируется чек коррекции, в котором указывается кратко причина коррекции, номер и дата данного документа.

Обоснование вывода:

Порядок применения контрольно-кассовой техники и порядок ведения кассовых операций в настоящее время регулируются*(1):

Федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее - Закон N 54-ФЗ);

Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У).

Исходя из пп. 4 п. 4.1 Закона N 54-ФЗ при использовании онлайн-касс оформляются, в частности, фискальные документы:

отчет об открытии смены;

кассовый чек (бланк строгой отчетности);

кассовый чек коррекции (бланк строгой отчетности коррекции);

отчет о закрытии смены.

Одним из обязательных реквизитов кассового чека, указанных в п. 1 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ, является признак расчета, который имеет четыре значения:

"приход" - указывается при получении средств от покупателя (клиента);

"возврат прихода" - указывается при возврате покупателю (клиенту) средств, полученных от него ранее;

"расход" - указывается при выдаче средств покупателю (клиенту);

"возврат расхода" - указывается при получении средств от покупателя (клиента), выданных ему ранее.

То есть кассовый чек (бланк строгой отчетности) с признаком расчета "возврат прихода" или "возврат расхода" оформляется только в случаях фактического возврата клиенту или получения от клиента денежных средств в кассу (смотрите также письма Минфина России от 12.05.2017 N 03-01-15/28920, от 24.05.2017 N 03-01-15/31944).

Для исправления ошибок, допущенных при оформлении расчетных операций (корректировки расчетов), которые были произведены ранее, пунктом 4 ст. 4.3 Закона N 54-ФЗ предусмотрен фискальный документ "кассовый чек коррекции (бланк строгой отчетности коррекции)" (далее - чек коррекции). То есть в ситуациях, когда денежные средства не выдаются и не принимаются (их остаток в кассе не изменяется), но меняются только фискальные данные, оформляется чек коррекции.

Читайте также

При этом в п. 4 ст. 4.3 Закона N 54-ФЗ указано, что чек коррекции формируется "после формирования отчета об открытии смены, но не позднее формирования отчета о закрытии смены" (письмо Минфина России от 12.05.2017 N 03-01-15/28914). По нашему мнению, это не означает, что чек коррекции оформляется только в день допущения ошибки. Данная фраза означает, что нельзя корректировать расчеты после формирования отчета о закрытии смены. То есть в день выявления ошибки, требующей внесения изменений в данные, переданные оператором фискальных данных в налоговый орган, пользователь после открытия смены (формирования отчета об открытии смены) может сформировать чек коррекции до закрытия смены*(2).

Дело в том, что в силу п. 1 ст. 4.1 Закона N 54-ФЗ при закрытии смены фискальный накопитель формирует итоговые сведения о суммах расчетов, указанных в кассовых чеках (бланках строгой отчетности) и кассовых чеках коррекции (бланках строгой отчетности коррекции), для формируемых отчетов о закрытии смены. То есть данные из чека коррекции учитываются в отчете о закрытии смены.

Подобным образом рассуждают и специалисты*(3). Приведем также мнение представителя налоговых органов в материале "Когда потребуется чек коррекции ККТ" на сайте http://54fz.ru: "Чек коррекции (или бланк строгой отчетности, БСО коррекции) формируется для корректировки расчетов, произведенных ранее. Открыв смену, пользователь ККТ может пробить чек коррекции за любое время, указав дату (скажем, смена открыта 20 марта, а чек коррекции пробивается за 3 марта)".

Таким образом, в случае ошибочно пробитого чека на онлайн-кассе следует сформировать чек коррекции для корректирования данных, внесенных в фискальный накопитель и переданных в налоговый орган ранее.

При этом чек коррекции должен содержать реквизиты, перечисленные в п. 5 ст. 4.1 Закона N 54-ФЗ.

В соответствии с абзацем двенадцатым п. 4, абзацем шестым п. 5 статьи 4.1 Закона N 54-ФЗ приказом ФНС России от 21.03.2017 N ММВ-7-20/229@ (далее - Приказ) утверждены дополнительные реквизиты фискальных документов и форматы фискальных документов, обязательные к использованию. На официальном сайте ФНС России должны быть размещены методические рекомендации по использованию данного приказа (письмо Минфина России от 16.03.2017 N 03-01-15/15261)*(4).

Пунктом 5 Приказа установлены следующие дополнительные реквизиты чека коррекции (бланка строгой отчетности коррекции) (примечания к ним указаны в п.п. 9 и 36 Приказа):

а) идентификационный номер налогоплательщика - кассира (ИНН лица, уполномоченного пользователем на формирование чека коррекции);

б) тип коррекции (принимает значения "0" - самостоятельно, "1" - по предписанию налогового органа);

в) основание для коррекции (указывается краткое описание коррекции, номер и дата документа - основания коррекции);

г) фискальный признак сообщения для архива (сообщения долговременного хранения, хранящиеся в архиве фискального накопителя).

Кассовый чек коррекции (БСО коррекции) содержит реквизиты, перечень которых приведен в таблице 30 Приказа. В частности, для кассового чека коррекции (БСО коррекции) указывается также реквизит "Признак расчета", который может принимать только одно из двух следующих значений: "1" - приход, "3" - расход (п. 30 Приказа).

Например, в ситуации, когда ошибочно пробит чек с признаком "1" - "приход", необходимо исправить ошибку путем оформления чека коррекции с признаком "3" - "расход" на сумму, указанную в ошибочно сформированном чеке.

При выявлении ошибки при пересчете остатка денежных средств и выявлении расхождения с данными онлайн-кассы необходимо оформить оправдательный документ. Например, в виде справки, составляемой сотрудником, ответственным за ведение и оформление кассовых операций (главным кассиром и т.п.), о выявлении ошибки в проведенных расчетах. Данная справка будет служить документом - основанием для коррекции для кассира-операциониста или иного должностного лица, в обязанности которого входит оформление чека коррекции.

Организация может разработать собственную форму такой справки, содержащей все обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". Номер и дата из справки указываются в чеке коррекции.

Отметим, что при использовании онлайн-касс пользователи не обязаны (но могут) применять формы первичной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении операций с применением ККМ (формы КМ-1-КМ-9), утвержденные постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.

В случае ошибки кассира-операциониста, например при завышении суммы чека или ошибочном пробитии чека, пользователи онлайн-касс не обязаны заполнять утвержденные ранее унифицированные формы КМ-1-КМ-9, включая КМ-3 "Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам".

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ткач Ольга

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

*(1) Что касается постановления Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций", то Минфин России в письме от 04.04.2017 N 03-01-15/19821 разъяснил, что данное постановление не подлежит обязательному применению (смотрите также письма Минфина России от 16.09.2016 N 03-01-15/54413, ФНС России от 26.09.2016 N ЕД-4-20/18059@). При этом ФНС России уточняет, что данные разъяснения касаются организаций и индивидуальных предпринимателей, перешедших на новый порядок применения контрольно-кассовой техники, предусмотренный Законом N 54-ФЗ.

Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденные письмом Минфина России от 30.08.1993 N 104 (далее - Типовые правила), также не подлежат обязательному применению (письмо Минфина России от 01.06.2017 N 03-01-15/34152).

Однако, как и ранее, необходимо оформлять кассовые документы, предусмотренные Указанием N 3210-У:

приходные кассовые ордера 0310001,

расходные кассовые ордера 0310002 и

кассовую книгу 0310004.

*(2) Фискальные документы формируются в электронном виде и передаются автоматически в технические средства оператора фискальных данных (далее - ОФД), и при положительных результатах проверки ими достоверности, технические средства ОФД формируют подтверждение, защищают его фискальным признаком подтверждения и немедленно направляют его в контрольно-кассовую технику (п. 3 ст. 4.3 Закона N 54-ФЗ).

*(3) Смотрите материал: "Применение онлайн-ККТ: как исправить ошибку кассира при помощи чека коррекции", размещенный по адресу: http://kktspb.ru/news/primenenie_onlajn_kkt_kak_ispravit_oshibku_kas si .

Отметим, что на указанном официальном форуме размещена справочная информация о новом порядке применения ККТ, в частности, о моделях и экземплярах ККТ, соответствующей требованиям нового регулирования, сведения о выданных разрешениях на обработку фискальных данных, ответы на часто задаваемые вопросы и иные информационные материалы.

Чек коррекции позволяет исправить ситуацию с недостачей или избытком денежных средств в кассе. В зависимости от модели онлайн-кассы алгоритм его создания может отличаться. О том, как правильно оформить чек коррекции и избежать штрафа от налоговой инспекции, читайте в нашей статье.

Какие ошибки могут быть в чеке онлайн-кассы

Многие процессы в торговле на данный момент автоматизированы, однако без участия человека обойтись можно в редких случаях. Соответственно, присутствует и человеческий фактор, способствующий возникновению ошибок.

В случае работы с онлайн-кассой, ошибки чаще всего допускаются в формировании чеков. Самые распространенные из них:

• указание неверной стоимости товара;
• ошибки в указании вида платежа (наличный или безналичный расчет);
• отсутствие чека по той или иной операции.

Налоговая инспекция к фактам ошибок в кассовых чеках относится очень строго, ведь по сути из-за подобной ошибки в кассе может оказаться необоснованная выручка или же недостача.

Попробуйте онлайн-кассу Бизнес.Ру, которая позволяет выполнять поиск и просмотр чеков за весь период продаж. Вся информация о возвратах, внесении и выдаче денег из кассы автоматически передается в аккаунт Бизнес.Ру.

Как исправить ошибку в чеке онлайн-кассы

Рассмотрим варианты исправления ошибок в зависимости от их типа.

Кассир перепутал тип оплаты

Сумма за товар была внесена наличными, а кассир указал тип оплаты банковской картой.

В случае совершения подобной ошибки кассовому работнику не нужно будет создавать чек коррекции. Информация по операции была отправлена ОФД и записана на фискальный накопитель сразу же после её совершения.

Исправить ситуацию можно путем проведения операции «возврат» (признак расчета в этом случае будет указан как «возврат прихода»), причем данные первичной продажи должны быть сохранены, в том числе и тип оплаты должен быть указан как «безналичный расчет».

Этот алгоритм поможет отменить ошибочный чек. Следующим шагом будет формирование нового, уже корректного чека, с верным типом оплаты, который должен быть указан как «наличные» и признаком расчета «приход».

Покупатель на руки должен получить два чека – возвратный и корректный, ошибочный чек покупателю в этом случае отдавать не нужно.

Кассир указал неверную стоимость товара в чеке

Попробуйте онлайн-кассу Бизнес.Ру с гибкой настройкой прав кассира. Устанавливайте запрет на продажу и выдачу денег из кассы «в минус». Вводите ограничения на сумму или процент скидки и контролируйте действия кассира удаленно.

Алгоритм исправления ошибки в указании стоимости будет таким же, как описано выше. Необходимо создать возвратный документ, признак расчета в котором будет указан как «возврат прихода».

Эта схема исправления будет актуальна, в случае, если ошибочно пробитый чек будет обнаружен сразу.

Если же недостача или излишки обнаружены в конце смены или же через некоторое время после совершения ошибки, кассиру не обойтись без чека коррекции с приложением к нему всех необходимых документов.

Что такое чек коррекции и в каких случаях его пробивают

Чек коррекции позволит откорректировать ситуацию с необоснованной недостачей или же избытком денежных средств в кассе. Стоит отметить, что отсутствие чека по той или иной продаже не обязательно является следствием ошибки кассира.

Чек может отсутствовать в случае, если вышла из строя касса, произошло отключение электроэнергии, то есть в работе кассового аппарата произошел сбой.

Попробуйте онлайн-кассу Бизнес.Ру, которая может работать без интернета неограниченное время и гарантирует 100% сохранность и защиту ваших данных.

Причина, по которой создается чек коррекции онлайн-кассы, должна быть подробно описана в документе-обосновании при создании подобного чека. Пояснительная записка, приложенная к чеку коррекции как раз и будет данным обоснованием.

Как пробить чек коррекции по онлайн-кассе

Универсальной инструкции к формированию чека коррекции не существует. Всё зависит от производителя и модификации онлайн-кассы, установленной на вашем предприятии.

Каждый производитель формирует алгоритмы работы выпускаемой техники на свое усмотрение. Однако, так как конечная цель у всех онлайн-касс одна, некоторые процессы все же перекликаются.

Для наглядности процедуру создания корректировки, а вместе с ней и чека коррекции можно рассмотреть на примере онлайн-кассы Атол-90ф:

• нажимаете кнопку Х;
• выбираете тип кассового чека;
• нажимаете кнопку ВВ;
• вводите сумму коррекции;
• снова нажимаете клавишу ВВ;
• закрываете операцию нажатием кнопки ИТ.

Оформление чека коррекции на онлайн-кассе Атол-90ф

Возможно на других онлайн-кассах алгоритм будет схожим, однако модель кассы несомненно влияет на процесс создания чека коррекции.

Реквизиты чека коррекции онлайн-кассы

Какие реквизиты кассир должен внести в чек коррекции:

Реквизит «Признак расчета»:

1 - Приход – указывается в случае внесения денежных средств в кассу магазина;

3 - Расход – указывается в случае изъятия денежных средств из кассы магазина.

Реквизит «Тип коррекции»:

0 – операция является самостоятельной;

1 – операция была выполнена по предписанию.

Реквизит «Основание для коррекции»:

• описание коррекции.

В момент создания чека коррекции кассир должен указать в нем дату и номер пояснительной записки (обоснование корректировки).

Обязательной информацией будет сама сумма расхождения, которую необходимо «выровнять».

Ниже рассмотрим наглядный пример.

Описание ситуации:

13 июня 2017 года в 19:15 случился сбой в работе электрической сети магазина, по причине которого временно вышла из строя онлайн-касса. В это же время была совершена продажа товара на общую сумму 2000 рублей.

Из-за произошедшего сбоя, касса не выдала чек. Покупатель не стал дожидаться восстановления работы кассовой техники и покинул магазин.

Спустя некоторое время работа была восстановлена, а в кассе магазина числился излишек денежных средств.

Кассир написал объяснительную записку с подробным изложением случившейся ситуации, после чего создал чек коррекции согласно сумме продажи, не проведенной по кассе.

Пошаговая инструкция по оформлению чека коррекции

Чек коррекции является официальным фискальным документом, который передается в Федеральную налоговую службу. У налоговой в свою очередь могут возникнуть вопросы по поводу создания подобных чеков.

Важно! Во избежание лишних вопросов предпринимателю лучше самому, не затягивая со сроками, передавать информацию о подобных корректировках в налоговую инспекцию.

Так же по каждому факту корректировки должен быть собран пакет документов, который будет храниться непосредственно в самом магазине.

Важно! К каждому чеку коррекции нужно прикладывать пояснительную записку, в противном случае процедура корректировки не будет иметь под собой веских оснований.

Алгоритм корректного проведения процедуры корректировки:

1. Обнаружив в кассе лишние денежные средства, кассир оформляет соответствующий акт.

2. Следующим шагом будет оформление пояснительной записки к корректировочному чеку. К обязательной информации, указанной в пояснительной записке, относятся:

• номер, присвоенный документу;
• дата и время, когда документ был создан;
• дата и время инцидента, который привел к недостаче/излишку денежных средств в кассе магазина;
• подробное описание произошедшей ситуации.

Данная пояснительная записка должна быть приложена к чеку коррекции как документ, на основании которого проведена корректировка.

В чеке должна содержаться следующая информация:

• сумма, подлежащая корректировке;
• признак расчета (коррекция прихода/коррекция расхода);
• тип коррекции (самостоятельная операция/ операция по предписанию (например, если получено предписание от налоговой инспекции));
• основание коррекции (здесь указывается дата и номер пояснительной записки).

Оформление чека коррекции на различных онлайн-кассах

4. Процедуру проведения корректировки можно считать завершенной только после того, как информация о ней будет передана в ФНС путем личного посещения инспекции или же через ЛК налогоплательщика на сайте налоговой.

Как сказано выше, затягивать с извещением налоговой не стоит.

Важно! Если инспекция отметит факт несоответствия в кассе предприятия раньше, чем от предпринимателя будут получены пояснения, избежать штрафа у налогоплательщика не получится.

Однако, даже если штраф выставлен – это не является основанием для отсутствия корректировки, чек коррекции все равно должен быть создан. Основание для коррекции в данном случае будет указываться как «реквизиты предписания», тип коррекции «операция по предписанию».

Когда именно должен быть сформирован чек коррекции сказать сложно, в законодательстве Российской Федерации предписаний на этот счет нет. Единственное указание по времени создания корректировки гласит, что она должна быть проведена после открытия и до закрытия смены.

Чаще всего данная информация интерпретируется как обязательное проведение корректировки строго в ту смену, когда возник излишек (недостача) в кассе.

Однако здесь возникает вопрос, как быть если ошибка в кассе выявлена через несколько дней, или же если корректировка производится на основании предписания полученного от налоговой инспекции (которое можно получить и через несколько месяцев).

В этом случае чек коррекции оформляется в рамках смены, в которую ошибка была выявлена, то есть в промежуток между закрытием одной кассовой смены и открытием следующей чек коррекции не может быть сформирован.

Чек коррекции онлайн-касса формирует для изменения сведений о расчетах, внесенных в нее ранее. Есть одно обязательное условие: он формируется между отчетами об открытии и закрытии смены. При этом дата расчетов и дата корректировки могут не совпадать. Расскажем, когда и как нужно пробивать чек коррекции.

Кассовый чек коррекции

Выдача чека ККТ подтверждает соблюдение формы договора при продаже товаров в розницу (ст. 493 ГК РФ). Чек коррекции выполняет несколько иную функцию.

Для того чтобы разобраться с понятием такого чека, необходимо обратиться к п. 4 ст. 4.3 закона «О применении контрольно-кассовой техники (ККТ/ККМ) при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Из этой нормы следует, что предназначением кассового чека коррекции является фиксация изменения в расчетах, осуществленных ранее. При возникновении соответствующей ситуации этот чек необходимо пробить в течение смены. Таким образом, формирование рассматриваемого документа производится в промежутке между подготовкой отчета об открытии смены в работе кассы и формированием отчета о закрытии такой смены. Дата проведения операции и дата первоначальных расчетов могут не совпадать.

Основанием для применения коррекции могут быть:

• выявление излишков денег;
• выявление недостач.

Следовательно, основным предназначением чека коррекции онлайн-кассы является исправление допущенных ранее ошибок в расчетах.

Для некоторых видов предпринимательства введена отсрочка по применению онлайн-касс. Информацию об этом читайте .

Реквизиты корректирующего чека

Согласно ст. 4.7 закона 54-ФЗ обязательными реквизитами рассматриваемого документа в том числе являются:

• наименование;
• номер, дата и время фискального документа;
• наименование пользователя и его ИНН;
• регистрационный номер ККМ;
• заводской номер фискального накопителя;
• место осуществления расчетов;
• фискальный признак документа и фискальный признак сообщения.

Все реквизиты такого чека закреплены приказом ФНС от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@.

Корректирующий чек содержит и такой реквизит, как «Признак расчета». Он может содержать цифровое значение 1 или 3, где:

• 1 означает приход, т. е. дополнительное внесение денег в кассу;
• 3 означает изъятие, т. е. дополнительное изъятие денег из кассы.

Важно, что указанный реквизит может содержать только одно из указанных значений и быть отражен в чеке лишь единожды. Другими словами, чек коррекции не может содержать одновременно и приход, и изъятие. Соответствующее требование содержится в п. 1 ст. 4 закона 54-ФЗ.

Когда используется чек коррекции, то сведения о нем хранятся в фискальном накопителе ККМ не менее 30 суток.

Реквизит «Тип коррекции» обозначает то, что явилось причиной введения корректировки:

• 0 — корректировка проведена самостоятельно;
• 1 — корректировка проведена по предписанию.

В реквизите «Кассир» должны быть указаны Ф. И. О. и должность соответствующего лица.

Дополнительные документы при корректировке

Чек коррекции является фискальным документом. Следовательно, в результате проведенной корректировки в онлайн-кассе он попадает к налоговикам, а они вправе проконтролировать факт соблюдения законодательства при работе с ККМ. В связи с этим корректировка должна сопровождаться документом, например:

• объяснительной кассира;

Образец такой объяснительной можно увидеть .

• актом о корректировке;
• служебной запиской и т. п.

Четких разъяснений, как именно это нужно делать, действующее законодательство в настоящее время не содержит. Поэтому выбор способа документального оформления остается за пользователем кассового аппарата. В соответствующий документ необходимо включить обоснование проведения операции и другие сведения, разъясняющие причины корректировки.

Итоги

Предназначением кассового чека коррекции является фиксация изменений в расчетах, осуществленных ранее. Реквизит «Признак расчета» в чеке коррекции может содержать только одно из значений: приход или изъятие. В целях контроля со стороны налоговиков корректировка должна сопровождаться оправдательным документом.