Что представляет собой электронный документ. Режим документированной информации

Электронный документ представляет собой любую информацию (символы любого типа, звукозапись, изображение), зафиксированную с помощью электронных средств и передаваемую при помощи средств вычислительной техники, электросвязи для хранения и использования всем обществом.

Документ, преобразованный в электронную форму, превращается в информацию, которая может быть отправлена, получена, сохранена на электронных носителях – от магнитного или лазерного диска до любого другого электронного носителя – материального хранилища информации.

Документ в электронном состоянии воспринимается человеком при использовании электронных технических средств, передается по телекоммуникационным каналам связи, обрабатывается в любых типах информационных систем.

Электронные документы в Российской Федерации имеют юридический статус при наличии , заменяющей личную подпись гражданина на бумажном документе.

При этом должен быть соблюден определенный ряд условий:

• в наличии должен быть . Ключ подписи относится к конкретной цифровой подписи и должен быть актуальным (действующим) в момент подписания документа;
• в наличии доказательств, верифицирующих процесс написания;
• использование цифровой подписи должно соответствовать сведениям, которые указаны в сертификате ключа подписи.

Документы, подвергнутые электронной обработке, позволяют осуществлять их более эффективное использование – тиражирование, рассылку, хранение и корректировку данных. Существуют различные технологии, которые переводят бумажную документацию в электронное состояние и имеют свою специфическую терминологию.

Первичный этап преобразования – перевода документов в электронный вид – представляет собой сканирование и создание электронной копии в виде цифрового изображения (образа документа).

Процедура сканирования дает возможность автоматизированного ввода документов. При этом программные средства обрабатывают изображение, осуществляется визуальный контроль итогового качества.

Сканирование и получение изображения – лишь промежуточный этап. Необходимо наделить электронную версию технической вероятностью поиска в его структуре, редактирования содержимого, использования его фрагментов для создания следующего поколения документов.

Для этого осуществляют распознавание документов специальным программным обеспечением. Необходимый инструментарий – программа, которая распознает символ оптическим путем (OCR).

Таким образом текст отделяют от иллюстративного материала, таблицы от диаграмм и т.д. В итоге программа компонует содержимое в исходный вариант, расставив необходимые точки распознавания.

В процессе перевода в электронную форму документы классифицируются по трем направлениям: формализованное состояние, неформализованное и специальное.

Документы в электронном состоянии (введенные в компьютер) условно разделяют на три разновидности: прошедшие формализацию, неформализованные и специальные. Формализованные имеют определенный тип полей, заполненных данными (анкеты, бланки, каталоги).

Документ различной, произвольной формы называется неформализованным (письмо, договор). Специализированный тип документов может иметь своим содержанием отпечатки пальцев, картографические изображения. Каждая из разновидностей имеет свою технологическую специфику распознавания.

Процедура ввода документов формализованного типа в базу данных

При использовании формализованной документации обычно встает задача автоматизированной обработки большого количества однотипных документов (анкеты, опросы). Создав электронный образ каждой анкеты, необходимо также обработать информацию, которую они содержат.

Создается строка в базе данных с соответствующей информацией. После ввода всех анкет можно сделать анализ результатов анкетирования и принять соответствующее решение (модернизировать работу отдела, повышать качество обслуживания клиентов и т.п.).

Документированная информация. Классификация информационных ресурсов Российской Федерации. Электронная цифровая подпись. Обязательный экземпляр документа.

6.1. Документирование информации и информационные ресурсы

Вне зависимости от вида информационных ресурсов их формирование начинается с придания информации формы документа, позволяющей включить ее в состав информационных ресурсов.

В соответствии со статьей 2 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством РФ случаях ее материальный носитель 1 .

Слово «документ» берет происхождение от слова «documentum», что в переводе с латыни означает «доказательство». Терминологический словарь по теории и практике научной информации 1964 г. определяет «документ» как материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде 2 .

Любой документ состоит из трех элементов: содержания информации, формы представления информации и носителя информации 3 .

Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина – документоведение 4 . Данная наука исследует процессы делопроизводства, документооборота, архивирования. Причем основное внимание документоведения традиционно направлено на регулирование формы традиционного документа, закрепление его реквизитов.

Процесс документирования информации включает в себя стадии фиксирования информации на документальном носителе и определения реквизитов, позволяющих информацию идентифицировать . Существует достаточно большое количество способов, которыми можно зафиксировать информацию. Условно их можно разделить на два класса:

зафиксированная информация доступна для восприятия органами чувств человека без применения дополнительных технических устройств – так называемый «бумажный документ»;

зафиксированная информация доступна для восприятия только посредством применения технических устройств – электронный документ, аудиоинформация, видеоинформация, закодированные сведения и т.п.

Понятие идентификации означает установление совпадения, идентичности. Идентичный, в свою очередь, означает тождественный, полностью совпадающий 5 . Задача идентификации реквизитов информации, содержащейся в документе, состоит в обеспечении сохранения тождества первоначального содержания документа с содержанием документа, поступившего к потребителю, и в случае необходимости – установления факта этого тождества, в том числе в ходе судебного разбирательства 6 .

В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством РФ в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти 7 .

Государственным органом, осуществляющим нормативно-методическое регулирование документирования информации, является Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии 8 , в которое был преобразован Государственный комитет РФ по стандартизации и метрологии (Госстандарт). Вопросы стандартизации документации регулируются Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» 9 . Межотраслевое методическое руководство документационного обеспечения в организациях РФ ведется Федеральным архивным агентством 10 . Отраслевое методическое руководство документационного обеспечения осуществляется каждым министерством самостоятельно, на основе рекомендаций Федерального архивного агентства.

Документированная информация может быть представлена в электронном виде и храниться в автоматизированных информационных системах. В этом случае процесс идентификации информации имеет некоторые особенности, заключающиеся в том, что достоверность данной информации должна быть заверена владельцем автоматизированной информационной системы или имеющим на то право должностным лицом.

Для определения идентичности документа, кроме заверения его должностным лицом, могут быть использованы специальные технические средства. Законодательно для такой идентификации разрешено использование электронной цифровой подписи. Так, электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе 11 .

Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы . Поскольку основное количество информации содержится в информационных ресурсах, данное положение является основополагающим для формирования документооборота.

Информационные ресурсы являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства, составляют информационные ресурсы России и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Правовое регулирование информационных ресурсов определяется нормами, устанавливающими :

порядок документирования информации;

право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах;

порядок правовой защиты информации.

Информационные ресурсы создаются государственными органами всех уровней, любыми хозяйствующими субъектами, учреждениями, общественными объединениями и отдельными гражданами. Каждый из указанных субъектов формирует информационные ресурсы для своих различных целей – производственных, управленческих, научных, просветительских и т.д. При этом информационные ресурсы значительно отличаются между собой по объему – от нескольких справочников до огромных библиотечных фондов и систем баз данных, а также по способу организации и представления информации.

Информационные ресурсы могут быть государственными и негосударственными .

Российская Федерация, субъекты РФ и муниципальные образования являются собственниками информационных ресурсов, создаваемых, приобретаемых, накапливаемых за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов РФ, местных бюджетов, а также полученных путем иных способов. Государственными информационными ресурсами от имени Российской Федерации, субъекта РФ и муниципального образования управляют государственные органы и органы местного самоуправления в пределах их полномочий, установленных соответствующими нормативными правовыми актами.

Государство имеет право использования и/или выкупа документов, электронных документов и/или информационных ресурсов ограниченного доступа, принадлежащих физическим и юридическим лицам, в случае отнесения этой информации к государственной тайне или в других, установленных законом случаях. Собственник информационных ресурсов, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне, вправе использовать содержание информации, отображенной в этих информационных ресурсах с разрешения соответствующих органов государственной власти.

Перечисленные в названии статьи понятия неизменно вызывают споры среди специалистов, что свидетельствует об отсутствии однозначности в их определении. Не требуется особых доказательств того, что однозначно понимаемые и определяемые понятия необходимы не только тем, кто занимается теорией и методологией науки, но и тем, кто занимается решением прикладных задач, практической работой, поскольку любая практическая деятельность – это по сути реализация теории либо ее отдельных положений. Понятно, что термины в плане выражения – это язык, на котором говорят специалисты, а в плане содержания – это понятийный аппарат, отражающий уровень (глубину) познания объекта исследования.

К определению понятия «документ»

Попытки однозначно определить понятие «документ» предпринимались неоднократно. В последнее десятилетие в связи с применением информационных технологий возникла потребность в определении нового понятия – «электронный документ» и связанных с ним понятий.

Вместе с тем, несмотря на важность понятия «документ» как центрального в понятийном аппарате документоведения, до настоящего времени у нас нет такого определения, которое устраивало бы всех специалистов, в том числе и занимающихся решением прикладных задач.

Достаточно привести в качестве примера Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации », который в своей терминологической части вообще не содержит понятия документа, вместе с тем включает такие понятия, как «документированная информация» и «электронный документ». Рассмотрим определения этих понятий, данных законом:

«11) документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель;

11.1) электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Понятие «документированная информация» определяется законом как информация, зафиксированная на материальном носителе и имеющая реквизиты для идентификации этой информации или носителя, на котором она закреплена. Трудно было бы возражать против этого определения, если бы закон определял с его помощью понятие «документ». Очевидно, что если мы говорим об информационной составляющей документа – документированной информации, – мы не должны говорить о носителе. Логично определять документированную информацию как информацию документа, или информацию, записанную (зафиксированную) в документе.

Второе определение – «электронный документ», если следовать логике, должно определяться через ближайшее родовое понятие «документ», а не через понятие «документированная информация». Если мы определяем электронный документ через понятие «документированная информация», носитель просто исчезает, и вопросы о том, как фиксируется информация в электронной форме и на каком носителе, становятся просто неправомерными.

В качестве отправной точки рассмотрения заявленной темы напомним дискуссию, которая состоялась в 2005 году между двумя учеными – представителями разных школ – К.Б. Гельманом-Виноградовым и Ю.Н. Столяровым. Ее суть заключалась в том, что, по мнению Ю.Н. Столярова, документом может быть любой объект, который несет какую-либо информацию (такое предельно широкое толкование понятия «документ» позволяет относить к документам не только так называемые трехмерные объекты – произведения скульптуры, архитектуры и др., но и объекты природного происхождения), а, по мнению К.Б. Гельмана-Виноградова, документ – это объект особого рода, результат сознательного запечатления (документирования) человеком информации о явлениях объективной действительности. Стремление Ю.Н. Столярова к предельно широкому определению понятия «документ» во многом объясняется стремлением включить в состав документов такие информационные объекты, как книги, брошюры, газеты и др.

Заметим при этом, что и Ю.Н. Столяров, и другие сторонники аналогичной точки зрения (в основном это, по выражению Ю.Н. Столярова, представители «неклассического документоведения» - библиотековедения и книговедения), в качестве базового принимают определение документа, принятое ИСО: «Документ – записанная информация или материальный объект, которые могут расцениваться как единица документационного процесса».

При этом, как справедливо отмечает в своей статье К.Б. Гельман-Виноградов, использование данного определения как базового и при этом причисление к документам трехмерных объектов (произведений архитектуры, скульптуры, музейных экспонатов и др.) свидетельствует о вольной трактовке данного определения и не является научно обоснованным. Следовало бы отметить также, что предложенное ИСО определение (или его перевод) некорректно просто по той причине, что определяемое понятие фактически определяется через само понятие: документ – единица документационного процесса. Если задать вопрос: что есть документационный процесс, ответом, очевидно, будет: процесс, в котором используются документы. Корректным предложенное определение будет в случае, если мы сформулируем его несколько иначе (не меняя его смысла в целом): документ – записанная информация или материальный объект с информацией, которые могут расцениваться как единица в процессе информационно-коммуникационного обмена».

Сам К.Б. Гельман-Виноградов в результате критического анализа различных определений понятия «документ» предлагает следующее: «Документ – материальный объект, содержащий запись семантической информации». При этом «семантическая информация» (иначе говоря, – содержание, контент) означает, что информация может быть воспринята и понята реципиентом (получателем), в том числе и с помощью технических средств.

Признаки документа

В попытке разобраться в том, что же такое документ, и определить, достаточно ли нам, документоведам, только этого понятия, сравним несколько определений документа, предложенных исследователями и зафиксированных в словарях и стандартах, и попробуем выделить те признаки документа, на которых строятся определения этого информационного объекта:

1. документ – результат сознательного запечатления (документирования) информации о явлениях объективной действительности различными способами в целях надежной передачи этой информации во времени и на расстоянии, при обязательной идентификации запечатленного на языке слов;
2. документ – материальный объект с информацией, зафиксированной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.;
3. документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
4. документ (record): зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

В представленных определениях выделены следующие признаки документа как информационного объекта:

1. наличие носителя (документ – материальный объект);
2. наличие семантической информации (содержание, контент);
3. наличие информации о явлениях объективной действительности;
4. способ записи информации (способ записи создан человеком);
5. информация в форме документа создается и сохраняется организацией или физическим лицом;
6. целевое назначение фиксации информации – для передачи во времени и пространстве, для использования в качестве доказательства (подтверждения) обязательств или деловой деятельности;
7. наличие реквизитов, позволяющих идентифицировать зафиксированную информацию (как подчеркивает К.Г. Митяев, – «на языке слов», и отметим при этом, что реквизиты идентифицируют не только информацию документа, но и сам документ).

Выделим еще несколько обстоятельств, на два из которых обращал внимание еще К.Г. Митяев: 1) документирование – сознательный акт (это, на наш взгляд, так или иначе связано с тем, что документирование осуществляется организацией или физическим лицом); 2) каким бы способом ни осуществлялось документирование, обязательным является идентификация запечатленного на языке слов (очевидно, в данном случае имеются в виду не столько текстовые документы, сколько графические или фото-, кино-, видеодокументы, для которых наличие идентифицирующих реквизитов, представленных в текстовой форме, является обязательным).

Немаловажным является и то, что носитель, даже на заре документирования, – это материальный объект, который специально создавался для записи информации, и если это был природный материал (глина, папирус, береста, пергамент), то он специальным образом обрабатывался для использования его в качестве материала для письма.

Суммировав и проанализировав выделенные признаки, можно сказать, что документ – это результат сознательной фиксации на носителе (специально созданном для этого материальном объекте) информации о явлениях объективной действительности созданным человеком способом для ее сохранения и передачи во времени и пространстве, в т.ч. для использования в качестве подтверждения обязательств и деловой деятельности.

Определение получилось достаточно тяжелым для восприятия, но оставим его в таком виде, поскольку для нас главное – выделить и зафиксировать основные признаки документа, позволяющие отличать его от иных информационных объектов, прежде всего таких, как книги, газеты, журналы, которые не всегда являются носителями информации о явлениях объективной действительности.

Наличие реквизитов

За рамками данного определения остался, по сути дела, один признак – наличие реквизитов, идентифицирующих документ, то есть позволяющих установить автора, время создания и др. Если мы рассматриваем современный документ, то действительно, наличие реквизитов – один из важнейших признаков документа, но формуляр современного документа – результат длительного многовекового развития.

Первые из дошедших до нас документов не имели реквизитов как самостоятельных элементов, занимающих определенное место и имеющих определенную форму. Документ представлял собой сплошной текст, а последующее развитие документа шло по пути выделения отдельных блоков информации из текста и оформления их в виде самостоятельных элементов – реквизитов. В виде реквизитов с течением времени оформлялась именно та информация, которая выполняет идентифицирующую функцию, то есть позволяет соотнести документ с автором, местом, в котором создан документ, временем создания, адресатом и др. Информация, относимая к самому событию или ситуации, которая документируется и ради фиксации которой создается документ, содержится в тексте документа.

Это говорит о том, что в исторической перспективе наличие реквизитов – не обязательное условие для признания информационного объекта документом, но при этом документ не может быть документом, если он не содержит информации, которая позволяет его идентифицировать (в каком виде, в виде реквизитов или в виде фрагментов текста, не принципиально). Из этого мы можем сделать вывод, что наличие реквизитов как таковых, не является обязательным признаком документа (документ мог и может существовать как документ и без реквизитов).

В то же время в современном мире наличие реквизитов – обязательное условие существования той части документов, которые принято называть официальными документами. Из этого, по крайней мере, следует, что если мы определяем понятие «документ» как документ установленной формы с реквизитами, позволяющими его идентифицировать, значит, мы определяем не просто документ, а именно официальный документ.

Официальный документ – документ, имеющий установленную форму и необходимый набор идентифицирующих реквизитов, – это, по сути дела, не что иное, как юридически значимый документ, то есть документ, который может выступать в качестве доказательства (подтверждения) документируемой деятельности.

За пределами официальной документации есть такой класс документов, которые принято называть документами личного происхождения, и пусть видовой состав этой части документации не отличается большим разнообразием (это личная переписка, дневники, мемуары, или воспоминания), не существует установленных правил, в соответствии с которыми создаются эти виды документов, и мы вряд ли можем говорить о реквизитах как обязательных элементах, которые должны использоваться при создании этой группы документов.

В дальнейшем говоря о документах будем иметь в виду именно официальные документы.

Понятие «электронный документ»

Обратимся теперь к понятию «электронный документ». ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» определяет электронный документ как «документированную информации, представленную в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

В начале статьи мы уже говорили о недостатках этого определения, в частности, о том, что видовое понятие «электронный документ» определяется не через родовое понятие «документ», а через понятие «документированная информация», что является типичной логической ошибкой. Но у этого определения есть и еще один недостаток: понятие «электронный документ» фактически определяется через самоё себя: электронный документ – информация, представленная в электронной форме. Вторая часть определения («…, то есть в виде пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин…») – это лишь уточнение, пояснение в отношении особенностей использования данного объекта, но не раскрытие его сущностных особенностей.

Рассмотрим еще некоторые из существующих определений понятия «электронный документ»:

• электронный документ : документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники;
• документ электронный (ДЭ) : информационный объект, состоящий из двух частей:

– реквизитной, содержащей идентифицирующие атрибуты (имя, место и время создания, данные об авторе и т.д. и электронную цифровую подпись);

• электронный документ – информация в электронной форме, подписанная электронной подписью (квалифицированной, неквалифицированной, простой).

При определении понятия «электронный документ» необходимо соблюдать классическое правило терминологии: определение через ближайший род, в данном случае, – через понятие «документ», а также выделение таких признаков, которые являются видовыми и отличают электронный документ от других документов.

К числу признаков, отличающих электронный документ от иных документов (на бумажном и прочих материальных носителях), относятся:

• цифровая среда существования электронного документа и цифровая форма документа;
• существование документа в информационной системе (электронный документ создается в информационной системе или включается в нее как документ, созданный в другой системе) на протяжении всего жизненного цикла документа; при этом важно отметить, что фактически именно информационная система обеспечивает и поддерживает такие характеристики электронного документа, как аутентичность, достоверность, целостность и пригодность для использования;
• формат электронного документа (формат файла) – существенная характеристика электронного документа, причем один и тот же документ может быть записан в различных форматах; от формата записи зависят дальнейшие возможности работы с документом: редактируемые форматы позволяют вносить изменения в документ, графические или неизменяемые форматы не позволяют редактировать документ – в этих форматах документ сохраняет свою неизменность;
• иная структура электронного документа (по сравнению, например, с документом на бумажном носителе): документ на бумажном носителе имеет формуляр – совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности на стандартном листе бумаги; электронный документ состоит из контента (содержания) и метаданных. Метаданные электронного документа не только содержат сведения регистрационно-учетного характера (реквизитные метаданные), но и обеспечивают управление электронным документом в информационной системе (функциональные метаданные) на протяжении всего жизненного цикла документа;
• иное соотношение между понятиями «подлинник документа» и «копия документа». Специалисты по информационным технологиям вообще не считают возможным применять эти понятия к электронным документам, тем не менее с документоведческой точки зрения при исследовании электронных документов и при организации работы с ними необходимо различать электронный документ как цифровой объект в информационной системе (условно говоря – подлинник) и воспроизведение (визуализацию) электронного документа на экране монитора или в виде распечатки на бумажном носителе. По сути дела, визуализация электронного документа – это одна из форм его реализации в иной – аналоговой – среде, в форме, пригодной для восприятия человеком.

Основные признаки электронного документа

В результате рассмотрения особенностей электронного документа мы можем выделить следующие основные признаки электронного документа, которые нужно будет положить в основу его определения:

• цифровая форма существования;
• существование в информационной системе;
• наличие метаданных, обеспечивающих управление им.

Формат файла, на наш взгляд, – это признак, если можно так сказать, второго уровня, он важен для классификации электронных документов различных типов (видов) между собой. Для отделения понятия «электронный документ» от документов на бумажном и иных видах материальных носителей на первый план выступает среда существования документа – цифровая, в отличие от аналоговой среды, в которой существуют, например, документы на бумажном носителе.

Таким образом, мы можем предложить следующее определение понятия «электронный документ» : документ, представленный в цифровой форме в информационной системе и имеющий метаданные, обеспечивающие управление им.

Как уже было сказано выше, человек не может воспринимать непосредственно цифровой объект, человек способен воспринимать не электронный документ, а его воспроизведение, иначе говоря, – его визуализированную копию. В данном случае термин «копия» употребляется в своем прямом значении («экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа») и одновременно в значении «экземпляр электронного документа, представленный в воспринимаемой человеком форме).

Очевидно, что, применяя понятия подлинника и копии к электронным документам, мы должны понимать, что значения и соотношение этих понятий иные, чем при их использовании применительно к документам на бумажном носителе. Если при работе с документами на бумажном носителе человек может работать, как с подлинником документа, так и с его копией (копиями), то, работая с электронными документами, человек имеет дело только с визуализированной копией этого документа.

Еще одним весьма актуальным вопросом является вопрос о визуализированных копиях электронных документов, извлекаемых из информационной системы и представленных, как на бумажном носителе, так и на обособленном электронном носителе (диске, флеш-карте и др.). Актуальными в данном случае являются и вопросы понятийного аппарата (определение понятия «копия электронного документа», вопросы организации работы с такими копиями, в частности, порядок свидетельствования их верности). Эти вопросы могут быть предметом отдельного рассмотрения.

Представленный анализ понятий «документ», «официальный документ», «электронный документ» свидетельствует о том, что закрепленные в нормативных актах определения данных понятий, которыми в настоящее время пользуются специалисты, не отражают сущностных характеристик соответствующих информационных объектов. Вместе с тем, в национальных стандартах различных серий (информационная технология, поддержка жизненного цикла продукции, СИБИД, система менеджмента качества и др.), научной литературе накоплен достаточно большой материал, расширяющий наше представление о природе названных информационных объектов. Для выработки таких определений, которые бы устраивали специалистов, занимающихся проблемами использования электронных документов и электронного документооборота, а также получили закрепление в законодательстве, нужна широкая дискуссия, обсуждение различных подходов и точек зрения. В конце концов, именно в споре рождается истина.

В.Ф. ЯНКОВАЯ, канд. ист. наук, доц., зам. директора ВНИИДАД

Документированная информация выступает одной из форм представления свободной информации. Определение до­кументированной информации закреплено в абзаце третьем ст. 1 Закона Республики Беларусь от 6 сентября 1995 г. «Об информатизации». В соответствии с ним документированная информация (документ) представляет собой закрепленную на материальном носителе информа­цию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Признаки документированной информации:

1) наличие материального носителя информации . В ка­честве таковых, в принципе, могут рассматриваться любые объекты материального мира, включая вещи и физические поля, в которых находят свое отражение определенные све­дения;

2) идентифицируемость зафиксированных на носителе сведений . Это достигается путем присовокупления к содер­жательной стороне сведений данных, именуемых рекви­зитами, которые позволяют установить источник и назна­чение информации, время ее документирования, а в ряде случаев и обеспечить защиту того или иного документа (элект­ронная цифровая подпись). Реквизиты должны быть зафик­сированы на том же материальном носителе, что и иден­тифицируемые сведения;

3) возможность изменения форм ее закрепления . Дан­ный признак проявляется в том, что информация, закре­пленная на материальном носителе одного вида может быть одновременно представлена и на других видах носителей без угрозы утраты своего содержания и реквизитов. По су­ществу, это возможность копирования информации.

Информация обретает режим документированной ин­формации в результате прохождения процедуры докумен­тирования, которая является обязательным условием вклю­чения информации в систему информационных ресурсов. Эта процедура осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за ор­ганизацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность государства и преследует ряд конкретных целей , а именно:

- установить владельца информации ;

- обеспечить условия защиты информации в процессе ее хранения, обработки и передачи .

Общие требования к документированию информации определены в ст. 11 Закона Республики Беларусь от 6 сентяб­ря 1995 г. «Об информации». В этой статье, в частности, содержится правило о моменте обретения доку­ментом, полученным из автоматизированной информацион­ной системы, юридической силы. Законодательство свя­зывает наступление данного момента с подписанием до­кумента должностным лицом в порядке, установленном законодательство. Указанная подпись может быть как гра­фической (собственноручной), так и электронной.

Специфика применения электронной цифровой под­писи в электронных документах получила закрепление в За­коне Республики Беларусь от 10 января 2000 г. «Об электронном документе», установившем правила, со­блюдение которых влечет признание равнозначности электронной подписи собственноручной. Применение элект­ронной цифровой подписи становится легальным, если оно обусловлено наличием соответствующего программного обеспечения и существованием специально создаваемых систем сертификации и выдачи кодов (ключей). Для этих целей законом установлен ряд базовых понятий, которые положены в основу функционирования всей системы ис­пользования электронной цифровой подписи. В их числе понятия электронного документа, электронной цифровой подписи, закрытого и открытого ключа электронной цифро­вой подписи, сертификата ключа подписи, владельца и поль­зователя сертификата ключа подписи.

Электронный документ - информация, зафиксированная на машинном носителе и соответствующая требованиям, установленным Законом Республики Беларусь от 10 янва­ря 2000 г. «Об электронном документе».

Электронная цифровая подпись - набор символов, вы­рабатываемый средствами электронной цифровой подписи и являющийся неотъемлемой частью электронного доку­мента.

Средства электронной цифровой подписи - программ­ные и технические средства, обеспечивающие выработку и проверку электронной цифровой подписи и имеющие сертификат соответствия или удостоверение о признании сертификата, выданного в Национальной системе серти­фикации Республики Беларусь.

Личный ключ подписи - набор символов, принадле­жащий конкретному лицу и используемый при выработке электронной цифровой подписи.

Открытый ключ проверки подписи - набор символов, доступный для всех заинтересованных лиц и используе­мый при проверке электронной цифровой подписи.

Карточка открытого ключа проверки подписи - доку­мент на бумажном носителе, содержащий значение откры­того ключа проверки подписи и подтверждающий его при­надлежность какому-либо физическому или юридическому лицу.

Собственник информационных систем и сетей - госу­дарство, административно-территориальная единица, фи­зическое или юридическое лицо, в соответствии с законом осуществляющие в полном объеме владение, пользование и распоряжение информационными системами и сетями.

Машинный носитель - магнитный диск, магнитная лен­та, лазерный диск и иные материальные носители, исполь­зуемые для записи и хранения информации с помощью электронно-вычислительной техники.

Обобщенная схема использования электронной цифро­вой подписи заключается в следующем. Отправитель элект­ронного документа создает с применением известного толь­ко ему личного ключа (кода) свою электронную подпись, т.е. специальную программу кодирования и направляет электронный документ с реквизитом в виде этой програм­мы по электронной почте адресату. Лицо (лица), которому адресован данный документ с электронной цифровой под­писью, имеет возможность прочесть электронный доку­мент и подтвердить правильность электронной подписи с помощью открытого ключа цифровой подписи. При этом получатель электронного документа лишен возможности воздействовать на содержательную сторону последнего путем внесения в него поправок, изменений и т.п.

Равнозначность электронной цифровой подписи собст­венноручной подписи в документе на бумажном носителе возникает при одновременном соблюдении трех условий .

Во-первых , наличие карточки открытого ключа про­верки подписи, относящейся к этой электронной подписи.

Во-вторых , подтверждение подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе.

В-третьих , использование электронной цифровой под­писи в соответствии со сведениями, указанными в кар­точке открытого ключа проверки подписи.

К электронному документу предъявляются следующие требования:

1) создается, обрабатывается, передается и хранится с по­мощью программных и технических средств;

2) имеет структуру, установленную Законом Республи­ки Беларусь от 10 января 2000 г. «Об электронном документе»;

3) содержит реквизиты, позволяющие его идентифи­цировать;

4) должен быть представлен в форме, понятной для вос­приятия человека.

Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей - общей и особенной .

Общая часть электронного документа представляет ин­формацию, составляющую содержание документа. Инфор­мация об адресате относится к общей части.

Особенная часть электронного документа состоит из од­ной или нескольких электронных цифровых подписей.

Электронный документ имеет формы внутреннего и внеш­него представления.

Формой внутреннего представления электронного доку­мента является запись информации, составляющей элект­ронный документ, на машинном носителе.

Формой внешнего представления электронного доку­мента является воспроизведение электронного документа на экране дисплея, на бумажном либо ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступ­ном для визуального обозрения виде (без дополнительных технических приспособлений) и форме, понятной для вос­приятия человеком.

Электронный документ на машинном носителе прирав­нивается к документу на бумажном носителе и имеет оди­наковую с ним юридическую силу.

Электронная цифровая подпись предназначена для:

1) удостоверения информации, составляющей общую часть электронного документа;

2) подтверждения подлинности и целостности элек­тронного документа.

Удостоверение информации, составляющей общую часть электронного документа, производится путем применения средств электронной цифровой подписи с использованием личных ключей подписей лиц, подписывающих этот до­кумент.

Подлинность и целостность электронного документа оз­начает, что документ в действительности создан владель­цем личного ключа подписи и в данный документ не вне­сены изменения.

Подтверждение подлинности и целостности электрон­ного документа производится путем применения средств электронной цифровой подписи с использованием откры­тых ключей проверки подписей лиц, подписавших элек­тронный документ.

Государственные органы и юридические лица, их долж­ностные лица, а также физические лица , в функции которых входит работа с электронными документами, содержащими информацию, составляющую служебную или коммерческую информацию, а также иную информацию, распространение которой запрещено или ограничено, обязаны обеспечивать необходимые меры ее защиты в соответствии с законода­тельством Республики Беларусь.

Тема 4. ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ОТНОШЕНИЙ В СФЕРЕ ФОРМИРОВАНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ РЕСУРСОВ

Создание информационного ресурса любого вида начинается с придания сведениям формы документа. Документированная информация, в свою очередь, может быть включена в состав любой информационной базы.

Нормативное обеспечение

Согласно положениям ФЗ № 149, документированная информация - это зафиксированные на материальном носителе сведения. Для идентификации данных или их источника используются определенные реквизиты.

Слово "документ" имеет латинские корни. В переводе оно означает "доказательство". В терминологическом словаре теории и практики от 1964 г. слово "документ" определяется как материальный объект, в котором содержится информация в зафиксированном виде.

Теоретическая база

В любом документе присутствует 3 элемента: содержание сведений, формы их предоставления и носитель документированной информации.

Изучение способов фиксации данных и признаков их носителей осуществляется в рамках такой дисциплины, как документоведение. Это научное направление исследует процессы архивирования, делопроизводства, документооборота. Основное внимание при этом уделяется регулированию формы традиционных документов, закреплению их реквизитов.

Особенности фиксации сведений

Документированная информация - это информация , содержащаяся на каком-то материальном носителе, по реквизитам которого можно идентифицировать сведения. В настоящее время существует множество способов закрепления сведений. Условно они разделены на несколько классов.

Бумажные документы представляют собой носители сведений, доступных для восприятия без использования дополнительных технических средств. Этот способ документирования считается наиболее распространенным.

В последнее время, однако, все большее распространение приобретают носители, информацию с которых можно получить только с помощью технических средств. Это могут быть электронные документы, видео-, аудиозаписи (файлы), закодированные сведения и пр.

Идентификация

Обязательным условием работы с данными является наличие реквизитов, по которым идентифицируется документированная информация.

Определение источника данных необходимо для сопоставления первоначального содержания носителя с содержанием документа, полученного пользователем. При необходимости в процессе изучения сведений устанавливается факт тождественности, совпадения данных.

Нормативное регулирование

Правовой режим документированной информации , порядок фиксации сведений федеральными исполнительными структурами устанавливается Правительством. Правила документооборота, делопроизводства, утвержденные другими госорганами, органами территориального самоуправления в рамках их компетенции, не должны противоречить положениям правительственных постановлений.

Государственная структура, осуществляющая нормативно-методическое регулирование документированной информации, - это Федеральное агентство по техрегулированию и метрологии. Ранее эти функции исполнял Госстандарт. В ходе реформ он был преобразован в Агентство.

Вопросы, касающиеся стандартизации документов, регламентируются положениями ФЗ № 184 "О техрегулировании". Межотраслевое руководство в организациях отнесено к компетенции Федерального архивного агентства. Отраслевое управление документационным обеспечением осуществляется соответствующими министерствами с учетом рекомендаций Архивного агентства.

Специфика идентификации

Существует несколько способов хранения документированной информации. Определение конкретного варианта зависит от специфики отрасли, в которой используются сведения.

Данные могут быть представлены в электронной форме и храниться в специализированных базах. В такой ситуации идентификация имеет некоторые особенности. Они состоят в том, что достоверность сведений должна подтверждаться владельцем базы данных или уполномоченным должностным лицом.

Существуют и другие способы подтверждения достоверности документированной информации. Эта информация может быть, в частности, заверена цифровой подписью. Электронный документ, подтвержденный электронной подписью или аналогом собственноручной росписи, признается равнозначным бумажному. Исключения могут устанавливаться в федеральных законах или других нормативных актах.

Информационные ресурсы

Они считаются объектами отношений юрлиц, граждан и государства. Существующий обеспечивает защиту данных.

Нормативное регулирование осуществляется правовыми положениями, закрепляющими:

• Правила документирования сведений.
• Право собственности на документы и их массивы, в том числе в информсистемах.
• Категорию данных по уровню доступа к ним.
• Порядок обеспечения защиты информации.

Информресурсы создаются госорганами любого уровня, хозяйствующими субъектами, общественными объединениями, учреждениями, физлицами. Каждый субъект формирует тот или иной ресурс для своих целей и использует документированную информацию. Это могут быть производственные, управленческие, просветительские, научные цели.

Информресурсы существенно отличаются друг от друга по объему. Одни представлены несколькими справочниками, другие - крупными библиотечными фондами. Кроме того, существует классификация по способу организации и порядку предоставления данных.

Государственные информресурсы

РФ, регионы и муниципалитеты являются собственниками используемой в таких ресурсах документированной информации. Эти сведения накапливаются, создаются, приобретаются преимущественно за счет бюджетных средств.

Государственными информресурсами управляют госорганы и структуры территориального самоуправления в рамках предоставленных им полномочий.

Государство обладает правом использования, выкупа документированной информации. Эта возможность реализуется в случаях, когда сведения, принадлежащие другим субъектам (юрлицам или гражданам), относятся к гостайне, а также в иных случаях, предусмотренных законом.

Обязательный экземпляр как вид документированной информации

Обязательным называют экземпляр тиражированного документа, подлежащий передаче производителем в соответствующую организацию. Документом в этом случае признается материальный носитель, содержащий информацию. Она может быть представлены в форме текста, фонограммы, иллюстрации либо их сочетания. Экземпляром выступает образец документа, идентичный подлиннику.

Для этой разновидности документированной информации правовой режим закрепляется в ФЗ № 77. Нормативный акт определяет государственную политику по созданию обязательных экземпляров как ресурсной базы для комплектования национального библиотечного фонда и развития системы библиографии. В Законе предусмотрены правила обеспечения сохранности носителей сведений, особенности их публичного использования.

Получатели

Обязательные экземпляры распределяются между юрлицами, обладающими правом хранения, получения, предоставления информации в пользование безвозмездно или платно. В качестве получателей выступают:

• Книжная палата, Государственная, Научно-техническая и Национальная РАН, Сибирского отделения РАН, Дальневосточная научная библиотека. Эти учреждения получают издания.
• Российская библиотека для слепых. В это учреждение поступают издания для людей, испытывающих проблемы со зрением.
• Федеральный институт промсобственности. Этот орган получает патентные электронные документы.
• Парламентская библиотека. В нее поступают официальные документы.
• Федеральный фонд госстандартов, общероссийского классификатора технико-экономических данных и региональных/международных правил, рекомендаций и норм стандартизации иностранных государств.

Это далеко не весь перечень получателей. Существуют также специальные учреждения, в которые поступают видео-, аудиоинформация, программы для ЭВМ и пр. Для хранения документов в электронной форме в РФ созданы научно-технические центры. Они получают информацию по направлениям, соответствующим их спецификации.

Все эти организации регулярно публикуют информацию о поступивших к ним бесплатных обязательных экземплярах. Учреждения формируют национальный библиотечный фонд документов.

Доставка материалов, централизованное их распределение, уведомление потребителей производится в сроки, установленные законодательством и регламентами соответствующих организаций. Нарушение установленных предписаний создателями документов влечет административную ответственность.